QES in der Zeitarbeit: Wann brauche ich welche Signatur?
Wer in der Zeitarbeit tätig ist, kennt den Druck: Montag früh sollen fünf neue Leiharbeitnehmer beim Kunden stehen. Am Freitagabend steht noch kein Vertrag. Die Frage, welche Signatur jetzt rechtlich notwendig ist, kostet Zeit – Zeit, die niemand hat.
Dieser Artikel gibt Personaldienstleistern und HR-Teams in der Zeitarbeit eine klare Orientierung: Wann reicht die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES)? Wann ist die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) gesetzlich vorgeschrieben? Und wie lässt sich das in der Praxis einfach umsetzen?
Kurz vorab: Was ist eigentlich der Unterschied?
Elektronische Signaturen gibt es in drei Stufen – von einfach bis rechtssicher:
| Signaturtyp | Was es ist | Rechtliche Wirkung |
|---|---|---|
| EES (Einfach) | Getippter Name, eingescannte Unterschrift | Kaum Beweiskraft |
| AES (Fortgeschritten) | Eindeutig verknüpft mit dem Unterzeichner, fälschungssicher | Entspricht in vielen Fällen der Textform |
| QES (Qualifiziert) | Höchste Stufe, Identität geprüft, EU-zertifiziert | Gleichgestellt mit handschriftlicher Unterschrift (§ 126a BGB) |
Die entscheidende Frage in der Zeitarbeit ist nicht, welche Stufe technisch möglich ist, sondern welche das Gesetz für welchen Vertrag fordert.
Der Leiharbeitsvertrag: Was gilt?
Die entscheidende Regel kommt aus dem TzBfG: Befristete Arbeitsverträge müssen zwingend in Schriftform geschlossen werden (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Wer das digital abbilden möchte, braucht die QES – sie ist als einzige elektronische Signatur der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt (§ 126a BGB).
Für unbefristete Leiharbeitsverträge ist die Anforderung geringer: Hier reicht die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES). Eine separate Identifikation ist nicht nötig.
In der Praxis bedeutet das:
| Vertragsart | Signatur | Grund |
|---|---|---|
| Unbefristeter Leiharbeitsvertrag | AES | Textform ausreichend |
| Befristeter Leiharbeitsvertrag | QES | Schriftformpflicht (§ 14 Abs. 4 TzBfG) |
| Verlängerung / Folgevertrag (befristet) | QES | Schriftformpflicht (§ 14 Abs. 4 TzBfG) |
| Änderungsvereinbarung (unbefristet) | AES möglich | Keine Schriftformpflicht |
Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Lassen Sie Ihre Vertragsgestaltung im Einzelfall von einem Fachanwalt für Arbeitsrecht prüfen.
Warum das in der Praxis ein Problem ist – und wie es sich lösen lässt
Das Grundproblem: Zeitarbeit ist kurzfristig, dezentral und volumenstark. Ein Personaldienstleister mit 200 aktiven Leiharbeitnehmern schließt pro Monat vielleicht 80–120 Verträge und Verlängerungen. Mit Papier ist das ein Vollzeitjob.
Mit staffSign läuft das anders:
1. Vertragsvorlage einmalig hinterlegen Die Vorlage für befristete und unbefristete Leiharbeitsverträge wird einmal im Dashboard angelegt. Platzhalter werden automatisch befüllt.
2. QES-Vertrag in 2 Minuten versenden Vertrag anlegen, Leiharbeitnehmer per E-Mail einladen. Kein Download, kein Konto nötig.
3. Leiharbeitnehmer unterschreibt vom Smartphone Beim ersten Vertrag wird die Identität einmalig geprüft (Video-Ident oder Bank-Ident über einen zertifizierten Anbieter). Das dauert wenige Minuten und muss danach nicht wiederholt werden.
4. Signiertes PDF sofort im Dashboard Mit Zeitstempel, Audit-Trail und rechtsgültiger QES – bereit für die Akte.
Was ist mit dem Vertrag zwischen Verleiher und Entleiher?
Für den Arbeitnehmerüberlassungsvertrag – also den Vertrag zwischen Zeitarbeitsunternehmen und Kundenunternehmen – gilt seit der Reform des AÜG durch das BEG IV eine andere Regelung: Hier reicht inzwischen die Textform (§ 126b BGB). Das bedeutet, eine einfache schriftliche Vereinbarung per E-Mail oder als einfaches digitales Dokument ist ausreichend.
Für befristete Verträge mit den Leiharbeitnehmern selbst bleibt es bei der Schriftformpflicht – und damit bei der QES.
Häufige Fragen
„Reicht es, wenn der Leiharbeitnehmer einen eingescannten Vertrag per E-Mail zurückschickt?”
Nein – jedenfalls nicht für befristete Verträge. Ein eingescannter Vertrag per E-Mail erfüllt nicht die Schriftformpflicht des § 14 Abs. 4 TzBfG. Es braucht entweder ein physisches Originaldokument mit echter Unterschrift oder eine QES nach eIDAS.
„Was passiert, wenn der Vertrag formlos ist?”
Ein formnichtiger befristeter Vertrag gilt als unbefristeter Vertrag (§ 16 TzBfG). Das kann zu erheblichen arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen – besonders wenn das Beschäftigungsverhältnis eigentlich enden sollte.
„Ist der Vertrag auch vor Gericht haltbar?”
Eine QES nach eIDAS hat in allen EU-Mitgliedstaaten denselben rechtlichen Status wie eine handschriftliche Unterschrift. Das signierte Dokument enthält einen manipulationssicheren Zeitstempel und ein Signaturprotokoll – das reicht als Nachweis vor Gericht.
„Was kostet das pro Vertrag?”
Bei staffSign zahlen Sie pro Vertrag. Ein befristeter Folgevertrag mit QES kostet 6,00 €. Ein Erstvertrag mit Identifikation des neuen Leiharbeitnehmers kostet 10,00 €. API-Zugang für die direkte Integration ins HR-System ist inklusive.
Fazit: QES ist in der Zeitarbeit kein Luxus, sondern Pflicht
Wer in der Zeitarbeit Leiharbeitsverträge digital abschließen möchte, kommt an der QES nicht vorbei. Das klingt komplizierter als es ist: Mit dem richtigen Tool läuft der gesamte Prozess – von der Vertragserstellung bis zur rechtsgültigen Unterschrift – in unter 5 Minuten ab.
Der Aufwand für die Identifikation des Leiharbeitnehmers fällt nur einmal an. Danach ist jeder weitere Vertrag mit demselben Mitarbeiter genauso einfach wie ein unbefristeter.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Die rechtliche Einordnung Ihrer konkreten Vertragsgestaltung sollte mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht abgestimmt werden. Gesetzliche Grundlagen: AÜG §§ 11, 12, BGB § 126a, TzBfG § 14 Abs. 4, eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014.