Eventpersonal digital einstellen: Messe- und Eventverträge in wenigen Minuten rechtsgültig abschließen
Im Eventgeschäft zählt jede Stunde. Einsätze werden oft kurzfristig bestätigt, Teams arbeiten bundesweit verteilt und befristete Arbeitsverträge müssen vor Arbeitsbeginn rechtsgültig abgeschlossen sein. Klassische Papierprozesse geraten dabei schnell an ihre Grenzen: Verträge per Post dauern zu lange und eingescannte Unterschriften per E-Mail erfüllen die gesetzliche Schriftform für befristete Arbeitsverträge nicht.
Mit einer digitalen Signaturlösung wie staffSign lassen sich Arbeitsverträge innerhalb weniger Minuten rechtsgültig erstellen, versenden und unterschreiben – ohne Papier, Postversand oder persönlichen Termin.
Warum Papierverträge im Eventgeschäft zum Problem werden
Kurze Vorlaufzeiten gehören zum Alltag von Promotionagenturen und Eventdienstleistern. Häufig wird ein Einsatz erst ein oder zwei Tage vor Veranstaltungsbeginn verbindlich gebucht. Gleichzeitig arbeiten Promoter deutschlandweit und kommen selten persönlich in der Agentur vorbei.
Der klassische Ablauf kostet wertvolle Zeit:
- Verträge müssen gedruckt und versendet werden.
- Rückläufe müssen kontrolliert und nachverfolgt werden.
- Fehlende Unterschriften verzögern den Einsatz.
- Eingescannte Unterschriften reichen bei befristeten Arbeitsverträgen nicht aus.
Gerade bei kurzfristigen Einsätzen entsteht dadurch ein unnötiges organisatorisches und rechtliches Risiko.
So funktioniert die digitale Vertragsunterzeichnung mit staffSign
1. Vertragsvorlagen einmalig erstellen
Die häufigsten Vertragsarten – beispielsweise Tageseinsätze, Wocheneinsätze oder Projektverträge – werden einmalig als Vorlage angelegt. Variablen wie Name, Einsatzort, Einsatzdatum oder Vergütung werden später automatisch ergänzt.
Der Vorteil: Einmal eingerichtet, lassen sich Verträge jederzeit in wenigen Klicks erstellen.
2. Verträge gleichzeitig an mehrere Mitarbeitende versenden
Mehrere Verträge können gesammelt erstellt und versendet werden. Jeder Promoter erhält automatisch einen persönlichen Signaturlink per E-Mail.
Wer ein eigenes Buchungs- oder Dispositionssystem nutzt, kann staffSign über eine API anbinden. Nach einer bestätigten Buchung werden Verträge automatisch erstellt und versendet.
3. Digitale Unterschrift auf dem Smartphone
Die Unterzeichnung erfolgt direkt im Browser – ohne App, Benutzerkonto oder Registrierung. Der Mitarbeitende öffnet den Link, prüft den Vertrag und unterschreibt digital.
Das unterschriebene Dokument steht anschließend unmittelbar im Dashboard zur Verfügung.
4. Jederzeit den Überblick behalten
Im Dashboard ist jederzeit ersichtlich, welche Verträge bereits unterschrieben wurden und bei welchen Mitarbeitenden noch eine Rückmeldung aussteht. Erinnerungen können direkt versendet werden.
Praxisbeispiel
Eine Promotionagentur besetzt kurzfristig einen dreitägigen Messeeinsatz mit 20 Promotern in München, Hamburg und Köln. Zwischen Buchung und Einsatzbeginn liegen lediglich zwei Tage.
Mit staffSign können sämtliche Verträge noch am Tag der Buchung erstellt und versendet werden. Bereits am nächsten Tag liegen die meisten Unterschriften vor, fehlende Signaturen werden mit wenigen Klicks erinnert. Vor Einsatzbeginn sind alle Verträge rechtsgültig abgeschlossen und digital archiviert.
Preise
staffSign wird nutzungsbasiert pro Vertrag abgerechnet.
| Vertragsart | Preis |
|---|---|
| Unbefristeter Vertrag (AES) | 3,00 € |
| Befristeter Folgevertrag mit QES | 6,00 € |
| Befristeter Erstvertrag inklusive Identifikation | 10,00 € |
Die API-Anbindung ist ohne zusätzliche Kosten verfügbar.
Nahtlose Verbindung mit Promotionbasis
Unternehmen, die ihr Eventpersonal über Promotionbasis rekrutieren, können Bewerber direkt digital unter Vertrag nehmen. Dadurch entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen und doppelte Dateneingaben werden vermieden.
Fazit
Im Eventgeschäft entscheiden häufig Stunden über den Erfolg einer Personalbesetzung. Digitale Vertragsprozesse helfen dabei, befristete Arbeitsverträge schneller abzuschließen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und jederzeit den Überblick über den aktuellen Vertragsstatus zu behalten.
Mit staffSign lassen sich Verträge rechtsgültig erstellen, digital unterschreiben und zentral verwalten – ohne Papier, Postversand oder Medienbrüche.
→ Kostenlos starten auf staffsign.de
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information. Für rechtliche Einzelfragen empfehlen wir die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.