eIDAS-Signaturlevel im HR: AES und QES – was HR-Entscheider wissen müssen
Nicht jede elektronische Signatur ist gleich rechtssicher. Die europäische eIDAS-Verordnung unterscheidet mehrere Stufen. Welche Stufe für einen Arbeitsvertrag erforderlich ist, hängt von der Vertragsart ab. Wer die falsche Stufe wählt, riskiert einen formunwirksamen Vertrag.
Dieser Leitfaden richtet sich an HR-Entscheider, die verstehen möchten, wann die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (AES) ausreicht und wann die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) zwingend erforderlich ist.
Was ist eIDAS überhaupt?
Die eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 ist der europaweit einheitliche Rechtsrahmen für elektronische Signaturen, elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste. Sie gilt unmittelbar in allen EU-Mitgliedstaaten. Es braucht keine nationale Umsetzung in deutsches Recht.
eIDAS definiert drei Stufen elektronischer Signaturen, mit steigenden Anforderungen an Sicherheit und Nachweisbarkeit:
| Stufe | Bezeichnung | Was sie leistet |
|---|---|---|
| EES | Einfache Elektronische Signatur | Getippter Name, eingescannte Unterschrift – kaum Beweiskraft |
| AES | Fortgeschrittene Elektronische Signatur | Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, fälschungssicher |
| QES | Qualifizierte Elektronische Signatur | Höchste Stufe, Identität durch zertifizierten Anbieter geprüft |
AES: Fortgeschrittene Elektronische Signatur
Die AES erfüllt nach eIDAS Art. 26 vier Anforderungen: Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, ermöglicht dessen Identifizierung, wurde unter alleiniger Kontrolle des Unterzeichners erstellt und ist mit den signierten Daten so verknüpft, dass nachträgliche Änderungen erkennbar sind.
In der Praxis: Der Unterzeichner authentifiziert sich (z. B. per E-Mail-Verifizierung), und jede Signatur ist eindeutig nachvollziehbar und manipulationssicher protokolliert.
Rechtliche Einordnung: Die AES entspricht in vielen Fällen der Textform nach § 126b BGB. Ausreichend für Verträge, die keine strengere Formvorschrift erfordern.
QES: Qualifizierte Elektronische Signatur
Die QES erfüllt zusätzlich zu den AES-Anforderungen die Voraussetzungen aus eIDAS Art. 3 Nr. 12 in Verbindung mit Anhang I bis III: Sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat, das von einem zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter (Trust Service Provider) ausgestellt wird und setzt eine vorherige Identitätsprüfung des Unterzeichners voraus (z. B. per Video-Ident oder Bank-Ident).
Rechtliche Einordnung: Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS und § 126a BGB ist die QES der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichgestellt. Sie ist die einzige elektronische Signaturform mit dieser Gleichstellung.
Welcher Vertrag braucht welche Stufe?
Die entscheidende Frage ist nicht, welche Stufe technisch möglich ist, sondern welche das jeweilige Gesetz für den Vertragstyp vorschreibt:
| Vertragsart | Erforderliche Stufe | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Unbefristeter Arbeitsvertrag | AES | Textform ausreichend |
| Befristeter Arbeitsvertrag | QES | § 14 Abs. 4 TzBfG (Schriftformerfordernis) |
| Verlängerung / Folgevertrag (befristet) | QES | § 14 Abs. 4 TzBfG |
| Arbeitnehmerüberlassungsvertrag (Verleiher–Entleiher) | AES | § 12 Abs. 1 S. 1 AÜG n.F. (Textform seit BEG IV, in Kraft seit 01.01.2025) |
| Änderungsvereinbarung (unbefristet) | AES möglich | Keine Schriftformpflicht |
Faustregel: Befristung löst in der Regel eine Schriftformpflicht aus und damit die Notwendigkeit der QES. Ohne Befristung genügt in den meisten Fällen die AES.
Haftungsfrage: Was passiert bei falscher Signaturwahl?
Wird ein Vertrag, der eigentlich die Schriftform benötigt, nur mit AES oder gar nicht formgerecht unterschrieben, ist die Formvorschrift verletzt. Nach § 125 BGB führt ein Formmangel grundsätzlich zur Nichtigkeit des Rechtsgeschäfts.
Für befristete Arbeitsverträge gilt eine Besonderheit: Ein formnichtiger befristeter Vertrag gilt nach § 16 TzBfG nicht als nichtig, sondern als unbefristet abgeschlossen. Das kann für Arbeitgeber weitreichende Folgen haben, insbesondere wenn das Arbeitsverhältnis eigentlich zu einem bestimmten Zeitpunkt enden sollte.
Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung. Für die korrekte Signaturwahl im Einzelfall empfehlen wir die Abstimmung mit einem Fachanwalt für Arbeitsrecht.
Branchenbeispiele
Zeitarbeit (QES-Pflicht): Ein Zeitarbeitsunternehmen stellt eine Leiharbeitnehmerin für einen auf sechs Monate befristeten Einsatz ein. Der Arbeitsvertrag unterliegt § 14 Abs. 4 TzBfG – es ist die QES erforderlich.
IT-Freelancer (AES ausreichend): Ein Unternehmen stellt einen IT-Spezialisten unbefristet ein. Da keine Befristung vorliegt, genügt für den Arbeitsvertrag die AES.
Verlängerung eines befristeten Vertrags: Auch ein Folgevertrag bei Verlängerung einer Befristung unterliegt erneut der Schriftformerfordernis – auch hier ist die QES notwendig.
Wie staffSign beide Stufen abdeckt
staffSign bietet sowohl AES als auch QES an. Je nach Vertragstyp wählen HR-Teams die passende Stufe direkt bei der Vertragserstellung:
| Vertragsart | Signatur | Preis |
|---|---|---|
| Unbefristeter Vertrag | AES | 3,00 € |
| Befristeter Folgevertrag | QES | 6,00 € |
| Befristeter Erstvertrag inkl. Identifikation | QES | 10,00 € |
Bei der QES erfolgt die Identitätsprüfung durch einen zertifizierten Vertrauensdiensteanbieter per Video-Ident oder Bank-Ident – einmalig pro Mitarbeitendem. Danach genügt für weitere Verträge mit derselben Person die einfache digitale Unterschrift, ohne erneute Identifikation.
Fazit
Die Wahl der richtigen Signaturstufe ist kein Detail, sondern entscheidet über die Rechtsgültigkeit eines Arbeitsvertrags. Grundsätzlich gilt: unbefristet → AES genügt, befristet → QES ist Pflicht.
staffSign unterstützt AES und QES vollständig und macht die Auswahl der richtigen Stufe zu einem einfachen Klick im Vertragsprozess.
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Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihre konkrete Vertragsgestaltung empfehlen wir die Beratung durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht. Gesetzliche Grundlagen: eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014 Art. 3, 25, 26; BGB §§ 125, 126a, 126b; TzBfG §§ 14, 16; AÜG § 12 Abs. 1 S. 1 n.F. (Bürokratieentlastungsgesetz IV).
Dieser Artikel wurde mit KI-Unterstützung erstellt.