Digitale Signatur Kosten: Pay-per-Use vs. Flatrate – was rechnet sich?
Was kostet digitale Signatur wirklich? Diese Frage klingt einfach – die Antwort ist es nicht. Denn die meisten Anbieter rechnen nach einem Modell, das auf den ersten Blick günstig wirkt und beim zweiten teurer wird als erwartet: Abo-Grundgebühr, User-Seats, API-Plan und Überschreitungsgebühren summieren sich schnell. Dieser Artikel rechnet drei typische Szenarien durch und zeigt, wann welches Modell passt.
Die zwei Preismodelle – kurz erklärt
Abo / Flatrate: Sie zahlen monatlich eine Grundgebühr, darin enthalten ist ein bestimmtes Signatur-Kontingent. Wer mehr braucht, zahlt Überschreitungsgebühren – meist pro Signatur. API-Zugang und erweiterte Features kosten je nach Anbieter extra.
Pay-per-Use: Keine Grundgebühr, kein Kontingent, kein Abo. Sie zahlen nur für Verträge, die tatsächlich abgeschlossen werden.
Der entscheidende Unterschied liegt nicht nur im Preiszettel, sondern darin, wie abgerechnet wird.
Was im Abo oft extra kostet
1. API-Zugang ist nicht immer inklusive
Wer Verträge direkt aus dem eigenen HR-System heraus versenden möchte, benötigt API-Zugang. Bei den großen Anbietern ist das ein separater Plan:
- Yousign API Plus: 104 €/Monat – nur für den API-Zugang, Signaturen werden zusätzlich berechnet
- Skribble Pro: API-Zugang ab 36 €/Nutzer/Monat, darunter kein API
- DocuSign Standard: 23 €/Nutzer/Monat – QES als kostenpflichtiges Add-on (10 €/Empfänger)
Bei staffSign ist API-Zugang standardmäßig enthalten – kein separater Plan, keine monatliche Grundgebühr.
2. Abrechnung pro Signatur, nicht pro Vertrag
Ein Arbeitsvertrag braucht in der Regel zwei Unterschriften: Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Wer pro Signatur zahlt, zahlt de facto doppelt pro Vertrag.
Skribble berechnet bei Überschreitung des Inklusivkontingents 4,00–4,50 € pro Signatur – also rund 8–9 € pro Vertrag ab Überschreitung. Beim Team-Plan liegt das Inklusivkontingent bei 6 QES-Signaturen pro Monat: das entspricht 3 Verträgen.
staffSign berechnet pro Vertrag – unabhängig von der Signaturanzahl. 6 €/Vertrag für einen befristeten Folgevertrag mit QES, Arbeitgeber und Arbeitnehmer inklusive.
3. User-Seats
Die meisten Abo-Pläne rechnen pro Nutzer. Wer mehrere HR-Mitarbeiter im System anlegen möchte, zahlt den monatlichen Preis mehrfach.
Konkrete Kostenrechnung – 3 Szenarien
Annahme: Alle Verträge sind befristete Folgeverträge (QES), zwei Signaturen pro Vertrag, ein Nutzer im System. Preise Stand Mai 2026.
Szenario 1: 10 Verträge/Monat – Kleinunternehmen
| Anbieter / Plan | Grundgebühr | Vertragskosten | Gesamt/Monat |
|---|---|---|---|
| staffSign | 0 € | 10 × 6,00 € | 60 € |
| Skribble Pro | 36 € | (20–10 Sigs) × 4,00 € | 76 € |
| Skribble Team | 23 € | 7 Vertr. × 9,00 € Üb. | 86 € |
| Yousign API Plus | 104 € | QES Add-on (auf Anfrage) | 104 €+ |
→ staffSign ist die günstigste Option, ohne Bindung.
Szenario 2: 50 Verträge/Monat – Mittelstand
| Anbieter / Plan | Grundgebühr | Überschreitung | Gesamt/Monat |
|---|---|---|---|
| staffSign | 0 € | 50 × 6,00 € | 300 € |
| Skribble Pro | 36 € | 90 Sigs × 4,00 € | 396 € |
| Yousign API Plus | 104 € | QES Add-on (auf Anfrage) | 104 €+ |
| DocuSign Standard | 23 €/Nutzer | 100 Sigs × 10,00 € QES | ~1.023 € |
→ staffSign spart gegenüber Skribble Pro rund 96 €/Monat – ohne Abo-Risiko.
Szenario 3: Saisonbetrieb – 0 und Spitzenmonat
Ein Logistikunternehmen stellt im Jahresdurchschnitt 20 Verträge/Monat ab – aber in Oktober, November und Dezember jeweils 80 Verträge für den Weihnachts-Peak.
staffSign (PAYG): zahlt nur was läuft
- 9 ruhige Monate à 20 Verträge × 6 € = 1.080 €
- 3 Peak-Monate à 80 Verträge × 6 € = 1.440 €
- Jahreskosten: 2.520 € (Ø 210 €/Monat)
Skribble Pro (Abo): zahlt auch in ruhigen Monaten
- 12 × 36 € Grundgebühr = 432 €
- 9 ruhige Monate: (40 Sigs − 10 inkl.) × 4 € = 120 € × 9 = 1.080 €
- 3 Peak-Monate: (160 Sigs − 10 inkl.) × 4 € = 600 € × 3 = 1.800 €
- Jahreskosten: 3.312 € (Ø 276 €/Monat)
Im Saisonmodell spart Pay-per-Use rund 800 € im Jahr – allein weil Sie in ruhigen Monaten nicht für ein Kontingent zahlen, das Sie nicht brauchen.
Wann rechnet sich ein Abo?
Abonnements können sich lohnen, wenn:
- das Vertragsvolumen hoch und konstant ist (kein saisonaler Schwankungsanteil)
- Sie die Grundgebühr durch das Inklusivkontingent vollständig ausschöpfen
- weitere Nutzer-Seats und Features im Plan enthalten sind, die Sie aktiv nutzen
Das ist in der Praxis selten der Fall für HR-Teams in Logistik, Zeitarbeit oder im Eventbereich – dort ist das Volumen fast immer variabel.
Entscheidungshilfe
| Ihr Profil | Empfehlung |
|---|---|
| Kleines Unternehmen, < 20 Verträge/Monat | Pay-per-Use |
| Saisonbetrieb mit Peaks (Logistik, Event, Handel) | Pay-per-Use |
| Mittlere HR-Abteilung, 30–100 Verträge/Monat, gleichmäßig | Pay-per-Use (günstiger als Abo bis 100+) |
| Personaldienstleister, 200+ Verträge/Monat, konstant | Einzelvergleich sinnvoll |
| Benötige API-Zugang ohne Zusatzkosten | Pay-per-Use (staffSign: API inklusive) |
| Nur gelegentlich (< 5 Verträge/Monat) | Pay-per-Use (kein Risiko) |
Nächster Schritt
staffSign funktioniert nach Pay-per-Use: kein Abo, kein Mindestvolumen, API inklusive. Sie zahlen ab 3,00 € pro Vertrag – nur wenn ein Vertrag tatsächlich unterzeichnet wird.
→ Kostenlos starten auf staffsign.de
Sie haben ein größeres Volumen oder möchten staffSign in ein bestehendes HR-System einbinden? Sprechen Sie uns an oder lesen Sie die API-Dokumentation.
Lieber im Abo? staffSign lässt sich auch als monatliches Abonnement nutzen – für Unternehmen, die eine feste monatliche Abrechnung bevorzugen. Kontaktieren Sie uns für ein individuelles Angebot.
Alle Preisangaben basieren auf öffentlich verfügbaren Informationen der genannten Anbieter (Stand Mai 2026): Yousign API Plus 104 €/Monat (yousign.com/de-de/preise-api), DocuSign Standard 23 €/Nutzer/Monat + QES 10 €/Empfänger (ecom.docusign.com), Skribble Team 23 €/Nutzer/Monat, Skribble Pro 36 €/Nutzer/Monat (skribble.com/de-de/preise). Yousign-QES-Preise werden nicht öffentlich ausgewiesen. Preise können sich ändern – bitte jeweils die aktuellen Preisseiten der Anbieter prüfen.